Grundsätzlich gilt: eine Liste der wichtigsten Online-Präsenzen sollte wenn möglich vorhanden sein. Geht es dann darum, den digitalen Nachlass zu übernehmen oder auch nur die Online-Präsenz stillzulegen, so benötigen Hinterbliebene laut den Angaben in der Regel folgende Informationen und Nachweise:

• Vor- und Nachnamen der verstorbenen Person
• Account-Namen (User-ID, Nickname) der verstorbenen Person bzw. einen Link zum Profil
• Sterbeurkunde
• Kontaktdaten der oder des Hinterbliebenen
• Einantwortungsurkunde

Ist der Profil-Name unbekannt, so gibt es verschiedene Möglichkeiten – darunter auch spezialisierte Suchdienste – um nach Online-Präsenzen des Verstorbenen zu suchen.

Gerade der Zugriff auf E-Mails stellt eine Herausforderung dar: zwar bieten einige größere Onlinedienste (darunter Google, Microsoft und GMX) Verbliebenen eine mehr oder minder standardisierte Option, Zugriff auf die E-Mails des Verstorbenen zu erlangen, heißt es in der Broschüre. Doch in vielen Fällen bleibt nur die Kontaktaufnahme mit dem Kundenservice – und in jedem Fall müssen sich die Hinterbliebenen darauf einstellen, dass der Weg beschwerlich ist und es lange dauern kann, bis Zugriff auf die E-Mails möglich ist.

Einige Anbieter ermöglichen besondere Wege des Umgangs mit den Daten der oder des Verstorbenen: so bietet Facebook die Möglichkeit, ein Benutzerprofil zwar stillzulegen, gleichzeitig aber Freunde weiterhin posten zu lassen (z.B. Kondolenzen). Google wieder ermöglicht bereits zu Lebzeiten, eine Reihe von Vertrauenspersonen anzugeben, die im Fall des Falles das Benutzerprofil administrieren können.

Auch bei geschäftlichen Accounts, etwa Konten des Bezahldienstes Paypal, ist häufig die Einrichtung solcher zusätzlicher Konto-Administratoren oder zumindest die Angabe von Vertrauenspersonen möglich. Das hilft, einen Stillstand der Geschäftsaktivitäten zu vermeiden.